ゴールが同じなら手段は速くてわかりやすくて、使いまわしが利くほうがいいのでは？
エクセルはシンプルに使うのが一番だったりする。データ入力は生データでテーブル方式で入れていく。1行目に見出しを入れて、2行目以降にデータが入っている表を生データって勝手に呼んでます。複雑なことは全部エクセルにさせて、入力したデータ自体には何も加工せずに維持するほうがいろんなことに利用できると思う。
とにかく一例
ある帳票を出力したいとする。例えば複合機の販売代理店会社がユーザーから複合機を受注して、自社で使用する「お客様票」を作成するとする。イメージできるだろうか？
名前、住所、電話番号、商品番号、担当者、申込日とかA4一枚に収まるようなやつである。
フォーマットはアップデートするとしても、会社でみんなで意見を出して決めたものを使うとする。
そこにデータを打ち込んで今回のお客様票を作成するのだが、そのフォーマットにいちいち打ち込んでいくには、矢印キーやクリックをするのがメンドクサイと思うのは私だけだろうか？
それよりかは「項目打ってエンター、項目打ってエンター、項目打ってエンター…」がラクだと思うのは私だけでしょうか？
項目のデータは別のシートに入力しておき、帳票の項目には関数を利用してデータを引っ張ってくるように書いておけばいい。
これには「VLOOKUP関数」を使う(IFは使っても使わなくてもいい。)。
これはエクセルで「データと帳票」を使う時には必ず覚えたい関数だ。そらで書けるようにしてもいいくらいだ(関数自動入力でもいいけどね。)。今回は考え方なのでVLOOKUPの使い方は説明しない。
今回は考え方なのでVLOOKUPの使い方は説明しない。
ほんとに学習コストは低いのか？
マクロやVBAは比較的学習コストが低いと言われているが、それは「どこの人たちが言っている」かが重要だと思う。要は業界、職種いろいろあるけど、突き詰めると、どのような属性の人間が言っているかが重要である。物事の組み立てがうまく、勘が良く、頭の回転が速い人には向いているのかもしれない。
できる人が「学習コストが低い」って言うのは「できる」「できている」から当たり前である。もう少し踏み込んで考えてくれれば、「いやいや、これ(VBA、マクロ)は勘のない人はチンプンカンプンだし、一から教えるにはOSのある一部のしくみも教える必要もあるし、それは各々どっか講座受けてほしいな…」と思うのではないかな？
現に「教えるより自分がやったほうが速い！」から出来る人がエクセルを作り、その人がいなくなって「はい、誰もわかりません」なんて事態に陥ることが多いのだ…悲笑。出来る人でも誰かが作ったものをリファクタリング、リバースエンジニアリングするには結構つらいんじゃないか？プログラムって結構個性あるからね。
記号、英数字が苦手な人には、VBAは苦手だろう。マクロだって、マクロ作成時にあっちゃこっちゃ画面遷移することが苦手な人にとっては向いてないかもしれない。それにVBAやマクロは、属人化と無保守になる可能性が高い。
みなさんの会社でも「よくわからんけど数年前に勤めていた人が作ってくれたシートのここに数字を入れて、このボタンを押せば…」なんてエクセルないだろうか？
覚えることが少なければ、みんなもつらくない？
それが共通知識としてあってほしいのは学校教育にまで話が及ぶ。正直この大事な時期にこれから使える知識、技術と思考力を子供の時に教授してほしい。せっかく子供を集めて何かを教えるっていう機関と文化があって、周りも無意識か暗黙の了解で認めているので、スキルが上がるものを教えてほしい(ほしかった。もちろんエクセルに限らないが。)。
関数ってどのくらいあるの？
そのうち私にはいくつ必要なのか？
そもそもエクセルで何してますか？
- 帳票出力？
- データ追加？
- 文章作成(これは大体帳票のある欄に入力することだと思う。)？
- 管理表作成？
自分はエクセルで何をしているか洗い出してみよう！
いまできることは？
Googleで調べよう！
- ～したい
- ショートカット
- 関数一覧
- エクセル基本操作
とか調べるのが有効です。
あと自分にしっくりくるものを見つけるのもいいです。難し過ぎる関数は苦しいですからね。あと大事なのは「ラクしたい」って考えです。日本では「ラク」→さぼり、怠慢、だらけなどダメ人間に使うような言葉で浸透していますが、「同じゴールにたどり着いてルールから外れていないなら頭いい」って思います。それだけじゃなく、逆にめんどくさがらなかったから、それを思いついたとも言えます。「効率化」もとても好きな言葉です。
組織で重要なこと
効率化はわかったが、組織内ではそれが受け入れられるかが重要です。基本的にサラリーマンは身銭を切らないので効率化にあまり興味がありません。むしろ作業が減れば自分の居場所がなくなるのが怖いので、そういう考え(効率化、最適化)に協力的ではないことが多いです。だから日本はまだ「IT革命」には至らずに「パソコン、インターネット導入」くらいに収まっているんだと思います。
最後に
おすすめは関数とエクセルの操作ネタを積み重ねていくことです。
これからは、エクセルとブログ(ブログじゃなくても発信媒体があればいい)とプログラミング言語と「パソコンとネットの本質」をさらっと踏み込んでおくといいと思います。