結論
「大型モニターかビジネス実務法務検定かIP電話をおすすめします。どれかだけでも。複数でも。」
もしかしたらデジタル化とは「平均化、無難化」とも言えるかもしれない。
デジタル化したほうが手間がかかることもある
ホワイトボードとスケジュール管理アプリ
例として、スケジュールソフトよりホワイトボードが最適という状況もある。
例えば、中小企業の社員の一日のスケジュール管理。
日本の大半のサラリーマンはこう思っている。「正直、給料さえもらえて自分に悪影響なければ他人が何してようと気にしない。」と。気持ちはわかる。
自分に悪影響を与える業務として最たるものが「取り次ぎ対応」だ。
そもそもいまのご時世、営業員に社用携帯が渡らないのは経営状態を疑う。潰れるか、給与アップは望めないだろう。そういうとこに限ってプチ粉飾したりする。契約、納金されていないのに見込みで月次の処理に売り上げ計上する。これらの情報が内部利用なら正確には粉飾とは言わないだろうが、これを外部に提供して何らかの利益（のようなもの）を得ていたら違法です（？）。（銀行に提出して融資を受けたりとか。）要はウソをついてこちらの意のままに操作することです。まぁ余談でした。それは置いといて。
取り次ぎ対応
消費者が会社に電話をかける。事務員？総務？とにかく何かしらの内勤者が電話を取り、一時対応をする。営業員が何をしているかわからない。保留を快く待ってくれる消費者だけじゃない。○○な消費者もいるわけです。ネット回線が遅い。スケジュールアプリが開かない。消費者の担当営業の予定がわからない。こっちもイライラする。メンタルがやられる。電話を切る。「何してたっけ？」どうしても仕事。作業の復習から始まり、スピードも落ちる。メンタルも落ちているので、作業スピードも落ちるでしょう。作業が中断されたことへの怒りもあるでしょう。要は効率が悪いんです。アプリが開かなければ、折り返し対応になる。またいろいろコミュニケーションとるのがメンドクサイ…。
ホワイトボード
- 内勤者が見えるところに設置し、電話受けしながら見るだけで対応可能。
スケジュールアプリ
- パソコンを起動する
- ブラウザを起動する
- サイトをリクエストする
- ログインする
- 表示内容をクリックする
- スクロールする
- やっとわかる
- ネットが遅ければ不可
スケジュールアプリはホワイトボードと比べて圧倒的手間がかかるのだ。かなりメンドクサイ。
これを解決するのがカネ。よって携帯も支給できないところは難しいかもだが、次の商品を買うかだ。
もちろん購買順位は優先順位によるが。
大型モニター
要はホワイトボードの代わりです。
常にスケジュールアプリを表示しておけば動的なホワイトボードとして利用できる。もちろんパソコンを接続して使います。
テーマの「デジタル化は平均化・無難化」について
さてテーマの「デジタル化は平均化・無難化」についてです。
選択肢として、ホワイトボードかスケジュールアプリ。そしてカネがあればこの記事の答えは「スケジュールアプリを大型モニターで使う」です。
- ホワイトボードは一部の人に最適です。一部の人に最悪です。
- スケジュールアプリはみんなにとって無難です。
ホワイトボードは言うまでもないですが、会社にしかないし、消したり、変更したり、マーカーとイレーサーでCRUDしなくてはなりません。誰かがそれをしないといけません。スケジュールアプリはPものによりますがPCでもスマホでもいつでもどこでも情報をCRUD出来ます。ホワイトボードは自然に目に入りますが、スケジュールアプリは見に行かないと情報がわかりません。
余計なことかもですが、中小零細企業こそ「ものを持たない経営」を目指し、やるべきことに集中したほうがいいです。大型モニターおすすめしていますが笑。大型モニターがいらないくらい「もの」を減らしてもいいかもしれません。特に第3次産業以降そうですね。「もの」には人間も入ります。もし人間が必要なら責任を独立させて、手間を減らしたほうがいいです。「社員」というしくみをやめて受託、委託、契約に移行したほうがいいです。そこでこれから大事になってくるのが「契約」の知識です。日本は文字を読まずに判を押す文化ですが、これからはあり得ないです。また「お客様は神様です」はそもそも間違っていて、これからは減っていきます。（「お客様は神様です」は経営者が持つポリシーならOK）正直、ユーザーと提供者は対等です。無理強いしてるならそれは犯罪の土俵です。しかし、自ら契約した、利用したのであれば対等です。
よって、まずはビジネス実務法務検定がおすすめです。
IP電話について
ちなみに…。会社拠点間のやり取りで当事者以外が介入するしくみ。なんとも疑問に思わない人たち。携帯支給できないなら、せめてIPフォン使いましょうよ。AさんとBさんがやり取りしたいのにCさんの仕事を中断させる必要あります？
小さなところを効率化させて、全体を最大化する。いやいや、ちまちまやらずに大きなところを効率化したほうがいいでしょ？という考えもあります。
LINEでもChatWorkでもTeamでもSkypeでもなんでもありますよね？話がしたいならそれらを使えばいいよね？いまどきコールセンターでもビジネスフォンなんて導入しないよ！IP電話です。AVAYA？だったかな？
2つの考え方がありますよね。
どっちが正しいではなく好き嫌いで決まることが多いようですが、無難なとこ言うと2つのバランスが大事です。「好き嫌い」とは書きましたが熟練者になれば場数を踏んでいるので、「自分がどっちよりの人間か」がわかってきます。魂は細部に宿る派なのか、パレート派なのか。
「AさんとBさんがやり取りしたいのにCさんの仕事を中断させる必要あります？」問題が議論されている中、昔から電話設定担当者が押し通し、新規で何百万もするビジネスフォン一式を購入したことがありました。これは電話設定担当者が悪いのではなく、許可した幹部会議の決定です。身銭じゃないからどうでもいいんですね。これがもし、「これ導入するなら今年は役職者はボーナスカット減額ね！」なら話は変わるんでしょうね。最初のほうに書きましたが「日本の大半のサラリーマン（被雇用者という意味）はこう思っている。正直、給料さえもらえて自分に悪影響なければ他人が何してようと気にしない。」です。
感情を分解したらロジックが残ります
経営はよりロジカルに。ユーザーには感情的に。感情を分解したらロジックが残ります。感情だけの人はまだまだロジカルに考えられていません。いいですか、感情を細分化したらロジックが残ります。感情はロジックから成り立っているのです。