きっかけは操作ミスからでした。
shiftまたはctrlを押しながら印刷したいシート(エクセルウィンドウの下ら辺にあるタブみたいなやつ)をクリックして、複数選択していく。シート同時印刷、これができてから席を立つ回数が減り、他の人の印刷が混ざらなくなりました。これは作業的にも、情報セキュリティ的にも有効です。
うちの会社は印刷かけたらすぐにそのまま出力されます。
昨今のIT革命(私は個人的にまだIT改革と呼んでます。活用しきれていない会社が多く、ほとんどが組織文化に阻まれています。)により、いろんな媒体に個人情報が含まれることが多くなりました。
印刷における情報セキュリティ事故を減らしていくには「自分の印刷物はすぐに回収するか、自分以外のものはシュレッダーをかけるです。」
前者については、複合機にオプション機器の追加で、複合機のところに行ってIDカードをかざしてから印刷を始めることもできます。予算についてはいろいろあるのでいまからすぐにできることは「すぐに取る」が簡単で無料です笑。
後者については、組織のルールとして決めましょう！「ボックスを作って、自分以外のものがあったらそこに置く」とかは論外です。情報がさらされている状態です。「自分以外の印刷物は捨てる！すぐに取らない人が悪い(悪いとまで言っていいかはわからない。意識が低いとでも言いましょうか。)！！これによってインク、カウンター消費が上がってもそれ以上は管理者の仕事」と割り切りましょう！
情報セキュリティは奥が深いですが、上記のことをするだけでも意識が全然違います。もちろん理解をして行動することが大事です。例えば「こういうルール(自分以外のものは捨てる)だから捨てる」という意識では無意味です。「情報の管理としてさらした状態にしないようにするために必要だから捨てる」というのが大事です。
話、逸れすぎじゃない笑？
エクセルの複数シート同時印刷の方法から情報セキュリティの話になってしまった。
要は2回、3回取りに行っていたのが1回で済むようになりました。なんという効率化！！
実はいままでは、連続してすぐ取りに行っていたか、一度PDFにして同時印刷かけていました。
すごいエクセル初心者みたいだけど、便利で使ってない機能はもっとあるんだろうなと思いました。